El estudiante deberá elaborar un mapa conceptual que incluya:

·         Responsabilidades de O&M.

·         Ubicación dentro de la empresa.

·         Cualidades del analista.

·         Principales tareas del funcionario.

El mapa conceptual debe presentarse organizado, claro y estructurado.

 

Una empresa presenta los siguientes problemas:

·         Retrasos constantes en trámites.

·         Duplicidad de funciones.

·         Falta de claridad en responsabilidades.

 

Intervención del Departamento de Organización y Métodos (O&M)

El departamento de O&M intervendría de la siguiente manera:

Primero, realizaría un análisis detallado de los procesos administrativos para identificar en qué etapas se generan los retrasos y qué pasos resultan innecesarios.

Segundo, revisaría las funciones de cada puesto de trabajo para detectar tareas repetidas. Al encontrar duplicidad de funciones, reorganizaría las responsabilidades para evitar que dos personas realicen la misma actividad.

Tercero, elaboraría o actualizaría el manual de funciones y el manual de procedimientos, estableciendo claramente qué debe hacer cada colaborador y cómo debe hacerlo.

Cuarto, propondría la simplificación de los trámites, eliminando pasos innecesarios y estableciendo métodos de trabajo más eficientes.

 

Resultado Esperado

Con la intervención de O&M, la empresa lograría:

·         Reducción de retrasos en los trámites.

·         Eliminación de duplicidad de funciones.

·         Mayor claridad en las responsabilidades.

·         Mejora en la eficiencia organizacional.

 

De esta manera, el departamento de Organización y Métodos contribuye directamente a que la empresa funcione de manera ordenada, clara y productiva.

 

A3: Interpretación de la función del Analista de O&M

A continuación, se presenta un cuestionario orientador para reforzar la comprensión del tema. Las respuestas modelo se incluyen como referencia.

 

1. ¿Cuál es la función principal del analista de Organización y Métodos?

El analista de O&M tiene como función principal estudiar, analizar y mejorar los procesos administrativos dentro de la empresa para hacerlos más eficientes y organizados.

 

2. ¿Por qué el analista de O&M no ejecuta directamente los procesos operativos?

Porque su función no es realizar las tareas, sino evaluar cómo se realizan y proponer mejoras que optimicen el funcionamiento de la organización.

 

3. ¿Qué herramientas utiliza el analista de O&M para cumplir su trabajo?

Utiliza manuales de funciones, diagramas de flujo, análisis de procesos, estudios organizacionales y evaluación de tiempos y métodos.

4. ¿Qué cualidades debe poseer un analista de O&M?

Debe tener capacidad de observación, pensamiento analítico, objetividad, habilidad para resolver problemas, comunicación clara y ética profesional.

 

5. ¿Cómo impacta el trabajo del analista de O&M en la empresa?

Su trabajo permite reducir errores, eliminar duplicidad de funciones, mejorar la claridad en las responsabilidades y aumentar la eficiencia organizacional.

 

A4: Descripción de la estructura orgánica, funciones y procedimientos de los puestos de trabajo

 

¿Qué es la Estructura Orgánica?

Es la forma en que se organizan los cargos dentro de la empresa y cómo se relacionan entre sí.

Se representa mediante el organigrama.


Funciones de los Puestos de Trabajo

Cada puesto debe tener:

·         Funciones claras.

·         Nivel de autoridad definido.

·         Responsabilidades específicas.

·         Relación con otros departamentos.

Esto evita duplicidad y conflictos.

 

Procedimientos

Un procedimiento describe:

·         Qué se hace.

·         Cómo se hace.

·         Quién lo hace.

·         En qué tiempo se realiza.

Los procedimientos permiten estandarizar el trabajo.

 

Ejercicio Práctico

El estudiante deberá:

1.      Diseñar un organigrama sencillo de una empresa pequeña.

2.      Describir las funciones de tres puestos.

3.      Redactar un procedimiento básico (ejemplo: trámite de compra o autorización de vacaciones).

El trabajo debe ser claro, estructurado y ordenado.



Caso Vivencial

Una empresa no tiene claridad en sus puestos y los empleados realizan tareas que no les corresponden.

Intervención:

·         Elaboración de organigrama actualizado.

·         Definición clara de funciones por puesto.

·         Creación de manual de procedimientos.

Resultado:

Mayor orden organizacional, reducción de conflictos internos y mejora en la productividad.

 Actividad Aplicada: “Construyendo la Empresa”

 

Objetivo: Describir la estructura orgánica, las funciones y un procedimiento básico dentro de una organización.

 

Situación Planteada

Se crea la siguiente empresa ficticia:

“Soluciones Administrativas Integrales S.A.”

Es una pequeña empresa que brinda servicios de asesoría administrativa a negocios locales.

Cuenta con los siguientes puestos:

·         Gerente General

·         Jefe Administrativo

·         Asistente Administrativo

·         Encargado de Atención al Cliente

·         Contador

 

Actividad

El estudiante deberá:

Definir la estructura orgánica

Describir cómo se organizan los puestos dentro de la empresa y quién depende de quién.

(Ejemplo: El Jefe Administrativo depende del Gerente General, el Asistente Administrativo depende del Jefe Administrativo).

 

La empresa se organiza de la siguiente manera:

·         El Gerente General es la máxima autoridad.

·         El Jefe Administrativo depende directamente del Gerente General.

·         El Asistente Administrativo depende del Jefe Administrativo.

·         El Encargado de Atención al Cliente depende del Jefe Administrativo.

·         El Contador reporta directamente al Gerente General.

Esta estructura permite una cadena de mando clara y evita confusión en la toma de decisiones.

 

Describir funciones

Redactar al menos tres funciones para cada uno de los siguientes puestos:

·         Jefe Administrativo

·         Asistente Administrativo

·         Encargado de Atención al Cliente

Las funciones deben ser claras y específicas.

 

Funciones de los Puestos

Jefe Administrativo

·         Coordinar las actividades administrativas de la empresa.

·         Supervisar al personal administrativo.

·         Verificar el cumplimiento de los procedimientos internos.

Asistente Administrativo

·         Elaborar documentos y reportes.

·         Archivar y organizar documentación.

·         Apoyar en la gestión de trámites administrativos.

Encargado de Atención al Cliente

·         Recibir y atender a los clientes.

·         Registrar solicitudes de servicio.

·         Dar seguimiento a consultas y reclamos.

 

Redactar un procedimiento básico

Elaborar un procedimiento sencillo titulado:

“Procedimiento para la atención de un nuevo cliente”

Debe incluir:

·         Responsable

·         Pasos a seguir

·         Resultado esperado

 

Procedimiento: Atención de un Nuevo Cliente

Responsable: Encargado de Atención al Cliente

Pasos:

1.      Recibir al cliente y registrar sus datos.

2.      Identificar el servicio requerido.

3.      Informar costos y condiciones del servicio.

4.      Remitir la información al Jefe Administrativo.

5.      Elaborar contrato o acuerdo de servicio.

Resultado esperado:
El cliente queda registrado formalmente y el servicio inicia bajo condiciones claras.

 

Conclusión

La correcta definición de la estructura orgánica, funciones y procedimientos permite:

·         Claridad en las responsabilidades.

·         Mejor coordinación entre áreas.

·         Reducción de errores.

·         Mayor eficiencia organizacional.

Una empresa organizada trabaja con mayor orden, control y productividad.

 

1. Procedimientos para la recopilación de datos

En un estudio de Organización y Métodos, la recopilación de datos es la base para comprender cómo funciona realmente una empresa.

Esta etapa consiste en reunir información, documentos y evidencias relacionadas con la estructura organizacional y los procesos administrativos.

El objetivo es obtener información clara y confiable que permita detectar fallas y proponer mejoras.



1.1 Recolección de Datos

La recolección de datos es la fase más amplia y compleja del estudio organizacional.

Durante esta etapa, el analista utiliza diferentes fuentes de información, tales como:

·         Manuales de funciones y procedimientos.

·         Organigramas.

·         Reglamentos internos.

·         Documentos administrativos.

·         Entrevistas al personal.

·         Observación directa de los procesos.

El analista debe revisar todo el material disponible para comprender cómo se realizan realmente las actividades dentro de la empresa.


Importancia de Escuchar y Preguntar

Escuchar y formular preguntas adecuadas es fundamental durante la recolección de datos.

Muchas veces los problemas no son visibles en los documentos, sino que se descubren al conversar con el personal y observar los procesos.

Preguntar permite identificar:

·         Duplicidad de funciones.

·         Falta de claridad en responsabilidades.

·         Procesos no documentados.

·         Retrasos en trámites administrativos.

Escuchar activamente mejora la calidad de la información recopilada.



Caso Aplicado (Resuelto)

Una empresa presenta desorden en sus trámites administrativos y no cuenta con manuales actualizados.

Procedimiento aplicado por el Analista de O&M

El analista realiza las siguientes acciones:

1.      Revisa los documentos existentes en el área administrativa.

2.      Analiza el organigrama actual para identificar líneas de autoridad.

3.      Observa cómo se realizan los trámites diariamente.

4.      Entrevista al personal involucrado en los procesos.

5.      Registra cada paso del procedimiento actual.

Resultado

Después de recopilar la información, el analista identifica:

·         Pasos innecesarios en los trámites.

·         Falta de coordinación entre departamentos.

·         Ausencia de procedimientos escritos.

Con estos datos, se elabora un nuevo procedimiento formal, reduciendo tiempos y mejorando la organización.

 

Actividad Aplicada (Resuelta)

Fuentes de información utilizadas en la recopilación de datos:

·         Manuales administrativos.

·         Organigramas.

·         Entrevistas al personal.

·         Observación directa de los procesos.

Ejemplo de preguntas formuladas durante la entrevista:

·         ¿Cuál es el primer paso que realiza al iniciar este trámite?

·         ¿Qué documentos necesita para completar el proceso?

·         ¿Cuánto tiempo tarda en finalizar la actividad?

·         ¿Con qué departamento coordina esta tarea?

·         ¿Qué dificultades enfrenta durante el procedimiento?

Importancia de escuchar activamente:

Escuchar permite obtener información real sobre el funcionamiento de la empresa, identificar problemas ocultos y diseñar mejoras basadas en hechos concretos.